Електронна пошта: що потрібно робити і чого робити не варто

9

Зміст

  • Огляд
  • Автозаповнення
  • Відповіді на листи
  • Список розсилок
  • Емоції і конфіденційність

Огляд

Електронна пошта – одна з найпоширеніших способів комунікацій, як в особистому житті, так і в професійній. Але в деяких випадках, використовую її, ми можемо сильно нашкодити собі. У цій статті ми розглянемо найпоширеніші помилки та способи уникнути їх у повсякденному житті.

Автозаповнення

Автозаповнення – популярна функція поштових клієнтів. Як тільки ви починаєте вводити ім’я людини, якій адресовано лист, програма електронної пошти автоматично вибирає його серед ваших контактів. Це функція дозволяє не запам’ятовувати адреси електронної пошти, а пам’ятати лише імена людей. В цьому випадку програма може легко помилитися і ввести неправильний адресу електронної пошти. Наприклад, ви хочете послати фінансовий звіт вашої компанії вашому колезі з бухгалтерії по імені «Fred Smith». Замість цього програма автозаповнення вставляє адресу «Fred Johnson», вашого сусіда. В результаті, конфіденційна інформація потрапить в руки сторонньої людини. Щоб захистити себе у таких випадках слід двічі перевіряти ім’я та адресу електронної пошти перед тим, як відправити лист.

Відповіді на листи

У більшості поштових клієнтів крім функції відправити «Кому», є ще два поля: Cc і Bcc. «Cc» (Carbon Copy — копірка) – «копія», означає, що ви хочете, щоб одержувач бачив тих, хто ще отримає цей лист і буде в курсі листування. «Bcc» (Blind Carbon Copy) – «прихована копія», ця функція дуже схожа на попередню Cc, є лише одна істотна відмінність: ніхто не побачить людей, яких ви додали в Bcc. Обидві ці функції можуть принести неприємності. Якщо хтось надсилає вам лист з людьми в копії, вам потрібно вирішити, кому ви хочете відповісти: відправнику або всім людям, які беруть участь в листуванні. Якщо ваша відповідь конфіденційний, то краще відповідати тільки відправнику. У цьому випадку не варто вибирати опцію «Відповісти Всім» («Reply All»), то всі учасники листування побачать, що ви таємно ставили начальника копію. Якщо вас поставили в «приховану копію», не варто вибирати функцію «Відповісти Всім» («Reply All»), а слід відповісти тільки відправнику.
Електронна пошта: що потрібно робити і чого робити не варто

Список розсилок

Список розсилок являє собою список адрес електронної пошти, об’єднаних під одним іменем, так званий мэйллист або група розсилки. Наприклад, у вас є список розсилок з електронною адресою [email protected] Якщо ви надішлете листа на цю адресу, то лист отримають всі члени цієї групи, тобто сотні або тисячі людей. Будьте обережні з цією функцією, оскільки дуже велика кількість людей зможуть прочитати ваш лист. Також слід проявляти обережність, коли відповідаєте кому-небудь з групової розсилки. Ви можете планувати відповідь лише одному учасникові групи, але система автоматично додасть всіх учасників, і сотні, або навіть тисячі людей отримають ваш лист. В даному випадку являє собою небезпеку автозаповнення, яке може вибрати список розсилок автоматично. Розглянемо ситуацію: ви плануєте відправити лист одній людині, колезі, по імені Carl на адресу [email protected], але автозаповнення може випадково додати адресу групи по імені Cars [email protected]

Емоції

Ніколи не надсилайте електронні листи в стані емоційного пориву. Під впливом емоцій ви можете написати такий лист, яке зашкодить у майбутньому, і може навіть коштувати вам дружби або роботи. У таких випадках слід зробити перерву і привести свої думки в порядок. Але якщо вам дуже потрібно виплеснути свої емоції, зробіть це спочатку в Microsoft Word: створіть файл і виконайте все, що хочете сказати у відповідь. Після цього відійдіть від комп’ютера і прогуляйтеся трохи, випийте чашку чаю. Коли повернетеся, то видаліть повідомлення і напишіть нову. А ще краще зателефонуйте цій людині і обговоріть проблему по телефону або навіть при зустрічі. Але якщо вам все ще важко контролювати ваші інтонації і емоції, то краще все-таки написати лист, ніж дзвонити по телефону або зустрічатися особисто.

Конфіденційність

Пам’ятайте, що будь-який лист електронної пошти може прочитати будь-хто, хто отримає доступ до неї. І пам’ятайте, що як тільки ви відправили лист, ви втратили контроль над ним і ніколи не отримаєте його знову. Ваше повідомлення можуть переслати комусь ще, розмістити на публічних форумах, використовувати в суді або розіслати спамом у разі злому сервера. Якщо у вас є дуже особиста інформація, передайте найкраще її по телефону. Пам’ятайте, що в ряді країн листа електронної пошти може бути доказом у суді. Якщо ви ведете листування з робочого місця, то знайте, що в більшості випадків роботодавець має право стежити за вашою активністю і навіть читати вашу переписку на робочому комп’ютері. Уточніть у керівництва ступінь конфіденційності вашої робочої листування.

Про автора

Роберт М. – Виконавчий Директор і засновник компанії Dragons. Роберт – сертифікований інструктор Інституту SANS.